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Gültig ab 1. Januar 2023
1. Anwendungsbereich
Hinweise auf die Verletzung von Menschenrechten sowie Verstöße gegen Umweltgesetze und -vorschriften innerhalb der KMG Kliniken und bei unmittelbaren Zuliefer*innen können über den folgenden Beschwerdekanal gemeldet werden.
2. Beschwerdekanal
Das Beschwerdeverfahren ist über folgenden Link abrufbar: https://kmglksg.hinweisgeberexpertemeldeplattform.de/
3. Zuständigkeiten und Ansprechpartner*innen
Die Beschwerden werden von unserem Beauftragten entgegengenommen und von den zuständigen Mitarbeiter*innen der KMG Kliniken bearbeitet, bei Bedarf mit Unterstützung von weiteren Fachexpert*innen. Ansprechpartner und Beauftragter für das Beschwerdeverfahren ist der Compliance Dienstleister Hinweisgeberexperte (Compliance Beratung + Service GmbH), erreichbar über folgende E-Mail Adresse: info@hinweisgeberexperte.de
4. Ablauf des Beschwerdeverfahrens
Die Beschwerden gehen bei unserem Beauftragten ein. Die hinweisgebende Person erhält eine Eingangsbestätigung und wird über die nächsten Schritte sowie den zeitlichen Verlauf informiert.
Zunächst wird im Rahmen einer Erstbewertung durch unseren Beauftragten geprüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Weitere Voraussetzungen für die Einleitung einer Sachverhaltsklärung sind, dass der geschilderte Vorgang insgesamt als plausibel und grundsätzlich möglich einzuschätzen ist und eine Verletzung eines Gesetzes oder eine schwerwiegende Verletzung einer internen Regel bedeuten könnte. Dabei wird auch geprüft, ob die im Rahmen der Untersuchung stattfindende Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung datenschutzrechtlich zulässig ist.
Ziel der Untersuchung ist die neutrale, kompetente und objektive Klärung des Sachverhalts, welcher Gegenstand des Hinweises ist. Die Sachverhaltsklärung erfolgt durch hierfür geeignete Personen, die unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Diese halten mit der hinweisgebenden Person Kontakt, prüfen die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und ersuchen die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen. Hinweise auf Verstöße bei unmittelbaren Zulieferern werden gemeinsam mit diesen untersucht.
Die Prüfung erfolgt anhand von Unterlagen und Gesprächen und wird nachvollziehbar in einer Fallakte dokumentiert. Die Fallakten, bei denen kein begründetes Interesse an einer Aufbewahrung besteht, werden einmal jährlich gelöscht. Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung über den Fortschritt des Verfahrens. Eine Rückmeldung erfolgt nur insoweit, als dadurch interne Untersuchungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Jeder Fall schließt mit einem schriftlichen Abschlussbericht, der streng vertraulich ist. Der Berichtsverteiler richtet sich nach Art und Schwere der festgestellten Verstöße und wird für jeden Fall individuell festgelegt. Die Weitergabe von Informationen erfolgt nur soweit erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig.
Der Abschlussbericht enthält Sanktionen und geeignete Maßnahmen, um die Missstände abzustellen und ähnliche Verstöße zukünftig zu vermeinen. Die hinweisgebende Person erhält nach Abschluss der Untersuchung eine Rückmeldung über die Folgemaßnahmen, sofern rechtlich zulässig.
5. Schutz vor Repressalien
Hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben Hinweise abgeben, um Missstände aufzudecken, genießen einen besonderen Schutz bei den KMG Kliniken. Unser Beauftragter und die intern zuständigen Mitarbeiter*innen der KMG Kliniken gewährleisten, dass sie durch höchste Vertraulichkeit und, sofern rechtlich möglich, durch Sicherstellung ihrer Anonymität geschützt werden. Für die Hinweisbearbeitung bei den KMG Kliniken bedeutet dies, dass die Identität der hinweisgebenden Person ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Hinweisen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, bekannt wird.
Die KMG Kliniken stellen über das Beschwerdeverfahren sicher, dass hinweisgebende Personen, die einen hinreichenden Grund zur Annahme haben, dass ihre Angaben der Wahrheit entsprechen, nicht in ihrer Hinweisabgabe behindert, eingeschränkt oder beeinflusst werden.
Namentlich bekannte hinweisgebende Personen müssen nach Abgabe eines Hinweises keine Repressalien, wie beispielsweise Suspendierungen, Kündigungen, Aufgabenverlagerungen, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Mobbing oder ähnlich gelagerte Vergeltungsmaßnahmen seitens ihres Arbeitsgebers fürchten.
6. Unzulässige Meldungen
Ausdrücklich nicht zulässig sind Hinweise, die Dritte oder Beschäftigte mit böser Absicht und wider besseres Wissen beschuldigen. Solche Hinweise, die offenkundig ausschließlich andere Personen schädigen, denunzieren oder verunglimpfen sollen, werden nicht bearbeitet. In diesen Fällen genießt die hinweisgebende Person keinen besonderen Schutz vor Repressalien und kann in Haftung genommen werden.
